以數據角度來優化流程、提高工作效率

流程優化是公司要持續做的一項工作，流程優化的方法有很多種，本文從數據的角度來講解流程優化的方法。

流程中有部分流程完全是數據的傳遞，而所有流程可以看作數據流，流程輸入的物料、人和財，流程過程中的各項動作，流程的輸出結果，都可以轉換為對事物（事情）的描述數據、日期時間數據、動作數據等。舉一個簡單的例子，例如臨時辦公用品采購：

用人部門助理申請-行政助理采購-物品入庫

在這個流程中，辦公用品、各環節的操作人員是描述數據，辦公用品申請單、入庫單等有詳細的物品描述，申請、采購、入庫等是動作數據，在這個流程中，各個動作發生的日期和時間是日期時間數據。

了解了數據流，就可以針對流程做一些優化，或者改善管理情況。

1.數據流最短原則優化流程

追求流程最短提高工作效率是流程優化的一種方法，流程最短代表數據流最短。

在流程中，從數據方面來看，有數據收集（提?。?、數據整理、數據匯總等，除此以外，還有僅用于數據通過的節點，對數據沒有任何操作，例如知會、審核、審批、更換數據存儲媒體等。

如前例中的臨時辦公用品采購流程，最基本的是申請、采購和入庫，實際執行中，多數公司會增加幾個審批環節：

用人部門助理申請-部門負責人審批-行政負責人審批-行政助理采購-物品入庫

在這個流程中，部門負責人和行政負責人的節點僅僅是數據通過，在整個活動中沒有任何增值，可以考慮減少。

案例：

某設備生產安裝公司設置客服部門，客戶有售后問題聯系客服，客服人員記錄后協調工程部線上或線下解決，最后客服人員回訪客戶，包括服務時間、服務時長、最終解決的問題，客戶滿意度等內容。

本工作主要流程為：

客戶售后需求-客服記錄-客服協調工程部安排人員解決-工程人員解決問題-客服回訪

在本流程中，關鍵數據為“客戶提出問題-公司解決問題”，客戶售后需求數據在客服人員僅是數據通過，可以考慮減少，工程人員解決客戶問題后，作為公司來說已收到服務完成的數據，客服再回訪是重復操作。

因此可以調整內部架構，優化流程，取消客服部門（崗位），將客服功能移交到工程部助理，工程部助理同時增加協調工程人員的職責，完善售后服務單，工程人員交由客戶簽字后轉回工程部助理，工程助理回訪電話只要求客戶對服務評分，新流程為：

客戶售后需求-工程助理派工-工程人員解決并帶回服務單-工程助理回訪評分

也可以增強客服部門的職責，準備問題庫培養客服人員，并增加售后服務人員，線上由客服人員解決，線下由客服直接派工。

優化后的流程售后數據也可以實現統一管理，避免出現數據多頭管理的情況。

數字化時代，如果公司經費允許，甚至可以由機器人解決線上問題，線下服務由系統自動派工。

2.數據規范原則優化流程

數據不規范會造成各個流程節點的人員對數據反復加工，包括提高數據精度、對數據進行規范化處理，這樣各個流程節點會重復工作，會造成效率低下。

案例：

某公司低值易耗品由行政部門采購，公司實際每月集中采購制，由各部門提出申請，行政助理采購后交由庫房入庫，各部門到庫房領取，各環節的表格如圖所示。

會發現部門申請表格、行政匯總表格、庫管使用表格不一致的情況，針對同一內容，行政助理和庫管對表格重復處理，造成了浪費。

可以要求申請部門開始使用庫管所用表格，這樣減少了行政助理和庫管的工作量。

3.數據集中原則優化流程

數據在多處存儲，或者多方對同一數據集采集重疊數據，會造成工作效率低下，這樣也容易造成數據孤島。

數據中臺可以解決數據孤島的問題，對數據全面采集和集中使用，極大提高工作效率、提高數據價值、支持公司的運營模式創新。但是能實行數據中臺的公司還是少數，對于多數企業來說，數據孤島是必然存在的，公司要盡可能減少數據孤島的存在。

為某公司優化流程時發現，新員工入職后人力資源部門要采集新員工數據，新員工分配到各部門后，尤其是生產和銷售部門，這兩個部門還要重新采集一次，建立完整的員工信息。類似數據反復采集或多處存儲的情況在公司普遍存在。

如果人力資源部門采集完整的新員工數據，生產和銷售部門可以直接調用人力資源部門的數據，不用再重復采集和存儲，可以提高工作效率。

4.數據自動化處理原則優化流程

在公司的流程中，有些節點是對數據的處理加工，多份數據的整合、數據匯總計算與分析等，這些具有規律性的、重復性、基礎性的工作，可以交由程序自動化處理。

公司中報表生成、各種儀表盤等可以全部由程序處理，這樣可以節省大量人工。

流程優化是一項持續投入的工作，除了投入時間、人力等，財力的投入也是必然的，如ERP、CRM、E-HR、MES等系統的使用，可以將線下流程搬到線上，需要注意的是它們在這一程度上可以提高工作效率，但是如果不能完全與公司業務融合、實現人機交互、線上流程與線下流程的有機結合，有可能還會出現流程效率低下的問題。

數字化時代發展，會給企業帶來業務模式重構，流程優化人員也需要及時調整和優化流程，人力資源部門人員要及時調整組織架構，以提高組織效率。

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